Henkilöstöhallinto on voimavarojen hallinnointia

Henkilöstöhallinnon työkalupakki työyhteisön hyvän hengen ja tuloksen saavuttamiseksi on runsas. Siihen kuuluvat niin koulutus, motivointi, sitouttaminen kuin pitkä lista erilaisia palkitsemiskeinojakin. Ne pitävät yllä kehittymistä ja osaamista.

Kun yritys, hallinto-organisaatio, järjestö tai muu työyhteisö palkkaa uuden työntekijän, tämä on ollut jo rekrytointi-ilmoituksen luettuaan tekemisissä organisaation henkilöstöhallinnon (HR) kanssa. 

Rekrytointihaastattelussa, työhön perehdyttämisessä ja ensimmäisen palkan saadessaan työntekijä on yhä tekemisissä henkilöstöhallinnon kanssa tietoisesti tai tietämättään. Henkilöstöhallinto on henkilöstöjohtamista ja siten keskeinen tekijä organisaatiossa läpi koko työuran.

(juttu jatkuu videon jälkeen)

Pro Pilvipalveluiden HSEQ-järjestelmä kalvosarjana

Olemme koostaneet ytimekkään kalvosarjan, jonka avulla voitte tutustua palvelutarjontaamme. Lataa pdf-muotoinen kalvosarja alla olevasta linkistä.

Lataa kalvosarja (pdf)

HSEQ-järjestelmä videona

www.propilvipalvelut.fi/pro-palveluiden-esittely

Johtamista ja huolenpitoa

Työntekijän ja HR:n yhteys tietenkin edellyttää, että organisaatiolla on henkilöstöhallinto, jonka tehtävä on ihmisten johtaminen ja heidän työvireestään huolehtiminen. Pienissä yrityksissä henkilöstöhallinto voi olla yksi ihminen, suuressa yrityksessä kokonainen osasto.

Henkilöstöhallinnon tehtävä jokaisessa työyhteisössä on kuitenkin parantaa ja pitää yllä organisaatiolle asetettuja  tavoitteita. 

Tehtävä on ratkaisevan tärkeä. Henkilöstöhallinto vastaa siitä, että työnantajan palveluksessa työskentelevät antavat maksimaalisen panoksensa organisaatiolle ja siten edistävät työnantajan etua tämän strategian mukaisesti.

HR:stä on pula   

Henkilöstöhallinnosta käytetään yleisesti lyhennettä HR (Human Resources) myös silloin, kun puhutaan henkilöstöjohtamisesta.

HR on mukana paitsi rekrytoinnissa, perehdyttämisessä ja palkanmaksussa myös budjetin seuraamisessa, konfliktien selvittelyssä, palkitsemisessa, työtyytyväisyyden edistämisessä ja kaikkien näiden tuloksena  myös yritysimagon luomisessa.

Kaiken hyvän toteutumisen ehto tietenkin on, että organisaatiossa on toimiva henkilöstöhallinto. Sen olemassaolo ei ole itsestäänselvyys.

Mitä on HR?

Markkinointi-instituutissa HR-koulutuksesta ja suunnittelusta vastaava Irmeli Kalliosalmi pohtii Evento -lehdelle kirjoittamassaan blogissa, sitä mitä HR oikein on. Hän arvio, että tekemisenä ja toimintona HR voi olla vaikea käsittää.

– Osittain sen moninaisen luonteen vuoksi, osittain siksi, että se muuttuu, elää ja kehittyy jatkuvasti vaikkapa viimeisimmän digitaalisuuden myötä.

Oikeaa mallia HR:lle on vaikea antaa, koska se rakentuu eri tavoin kussakin organisaatiossa. Pienessä yrityksessä HR voi olla yhdessä ja samassa henkilössä, suurissa organisaatioissa eri osa-alueet eriytyvät eri henkilöiden tai osastojen hoidettavaksi.

Pk-yrityksellä on harvemmin erikseen rekrytointiosaajaa, työsuhdeosaajaa tai henkilöstön osaamisen kehittäjää, palkitsemisvastaavasta puhumattakaan. Kaikki nämä ovat kuitenkin henkilöstöjohtamisen osatekijöitä.

Yksi asia on kuitenkin sama, olipa kysymys pienestä, keskisuuresta tai suuresta organisaatiosta. Kaikissa niissä työskentelee ihmisiä, ja HR:n tehtävä on yhdistää liiketoiminta ja ihminen niin, että lopputulos organisaation edun kannalta on paras mahdollinen.

Kenen vastuulla HR on organisaatiossa? 

Kysymys on hyvä, ja se voi herättää hämmennystä.  Usein vastaus on, ettei ole ihmisiä, eikä ole aikaa.

Vaasan yliopiston ja Lappeenrannan teknisen yliopiston tekemässä tutkimuksessa pk-yritysten henkilöstöjohtamisesta tultiin vuonna 2017 loppupäätelmään, että henkilöstöjohtamisen strategia  puuttuu kokonaan hyvin monilta yrityksiltä.

Tähän on usein hyvin yksinkertainen syy. Henkilöstöstrategia vaatii pohjakseen liiketoimintastrategian, siis tiedon siitä, mihin yritys tai organisaatio pyrkii, ja jos sitä ei ole, ei voida luoda myöskään henkilöstöstrategiaa. 

Professori Pia Heilmann ja tutkija Riitta Forsten-Astikainen ovat Lappeenrannan teknisen yliopiston (LUT) tutkimuksessa todenneet, että henkilöjohtamisen strategisuus on monissa yrityksissä alkeellisella tai vasta kehittyvällä tasolla.

– Yritysten strateginen johtaminen ja ajattelu sekä henkilöstöjohtaminen eivät juurikaan kohtaa näissä yrityksissä, Forsten-Astikainen sanoo.

Heijastus työhyvinvointiin

Tutkijoiden mukaan puutteet pk-yritysten HR -järjestelmissä ovat ilmeiset. Vain harvoilla on käytössä henkilöstöasioiden hallintaan tarkoitettuja ohjelmistoja. Tämän vuoksi rekrytointi-, perehdytys- ja palkitsemiskäytäntöjä ei ole osattu määritellä. Tästä taas seuraa helposti, että  työntekijöiden sitouttaminen on jäänyt puolitiehen.

Henkilöjohtamisen puutteet koskettavat niin esimiesasemassa olevia kuin heidän alaisiaan. Jos esimiehellä ei ole resursseja alaistensa johtamiseen, se heijastuu paitsi vähäisiin kohtaamisiin myös esimiehen työssä jaksamiseen.

Henkilöjohtamisella onkin suora yhteys työn laatuun. Yksinkertaisesti sanottuna: hyvä johtaminen takaa hyvän laadun.

– Esimiestyö pitäisikin ottaa yhdeksi laatujohtamisen kohteeksi, kehottaa dosentti Pia Heilmann yhdessä tutkija Riitta Forsten-Astikaisen kanssa.

Laatujohtamisella haetaan taloudellista hyötyä pyrkimällä alhaisempiin kustannuksiin ja korkeampiin tuottoihin.

Tehdäänkö itse vai ulkoistetaanko?

HR:n tehtävien ulkoistaminen on jo varsin yleistä ja selvitysten mukaan se on kasvussa. Yhä useampi yritys haluaa keskittyä ydinosaamiseensa ja hankkii HR -palvelut tai ainakin osan niistä ulkoa.

Eikä mikään ihme. Jos tehtävät joutuu hoitamaan oman työn ohessa, niin henkilöstöhallinnon tehtävälista on huokauksia aiheuttavan raskas: henkilöstövoimavarojen hallinnoiminen, henkilöstösuunnittelu ja -hankinta, työsuhdeasiat, työn organisointi ja arviointi, henkilöstön kehittäminen, työympäristö, työhyvinvointi, työsuojelu ja niin edelleen. 

Eniten yritykset ovat HR-palveluista ulkoistaneet esimiesvalmennuksen ja palkanlaskennan tehtäviä. Kasvussa ovat rekrytointien, työsuhdeneuvonnan ja juridiikkapalvelujen ulkoistukset.

Ulkoistamista vältetään yleensä silloin, kun yrityksessä luotetaan omaan osaamiseen tai ulkoistaminen koetaan kalliiksi.

Hyvä vai huono palvelu?

Ulkoistamisessa on yrityksessä aina riskinsä. Palveluntarjoajia on paljon, ja yrityksen voi olla vaikea arvioida, kuka tarjoajista on paras, kenen kanssa pärjää parhaiten, kuka ymmärtää toiminnan sisällön ja yrityksen tarpeet.

Kun henkilöstöhallintoaan ulkoistaneilta pk-yrityksiltä, kysytään mikä erottaa hyvän yhteistyökumppanin huonosta, niin päällimmäiseksi nousee ymmärrys. Hyvä palveluntarjoaja ymmärtää oikeasti asiakkaan tarpeen ja tietää toimialan haasteet. 

Vastaajat kuvaavat hyviä kokemuksiaan myös niin, että palveluntarjoajan on osattava asettua asiakkaan asemaan, oltava realistinen ja käytännöllinen ja kyettävä vastaamaan kaikkiin asiakkaan kysymyksiin. Tämän on myös pystyttävä tarjoamaan realistisia ja selkeitä ratkaisuja haasteisiin.

Jotenkin on päästävä alkuun

Jos organisaatiolla ei ole HR-strategiaa, sellainen on polkaistava käyntiin. Vaasan yliopiston johtamisen professori Riitta Viitala sanoo, että tutkimusten mukaan pk-yrityksissä ovat perusvalmiudet henkilöstöjohtamiseen olemassa.

– Useimmiten tarvitaan vain alkusysäys ja päätös toimia. Alkuun voi riittää se, että yhteisesti päätetyt henkilöstöasiat otetaan johdon suunnittelukalenteriin, vuosikelloon ja kokousten asialistoille, Viitala sanoo.

Hän jatkaa, ettei pk-yrityksissä tarvitse eikä aina kannata seurata suurten malleja, vaan käyttää hyväksi pienen yksikön ketteryyttä vaikkapa kehittämällä nopeita kehitysprojekteja  hiljaisina aikoina.